La directive européenne 2023/970 sur la transparence salariale doit être transposée en droit belge au plus tard le 7 juin 2026. Cette réglementation ne donne pas accès à tout, mais elle transforme en profondeur la façon dont les entreprises structurent, justifient et communiquent leurs politiques de rémunération.
Pour les employeurs, deux enjeux se posent simultanément : mettre les pratiques en conformité sur le plan juridique et procédural, et préparer une communication interne claire pour éviter malentendus, tensions et attentes irréalistes.
1. Ce que la transparence salariale change concrètement pour les RH
La directive n’ouvre pas l’accès au salaire individuel de chaque collègue. En revanche, elle impose davantage de clarté sur la façon dont les salaires sont fixés et évoluent. Son objectif central est de réduire les écarts injustifiés, notamment entre femmes et hommes, pour un même travail ou un travail de valeur comparable.
Concrètement, les employeurs devront :
- Formaliser une politique salariale claire (principes, logiques, critères).
- Classer les fonctions et définir des fourchettes salariales par poste ou famille de fonctions.
- Intégrer la rémunération au sens large : fixe, variable, avantages extra-légaux, avantages en nature.
- S’assurer que les critères de différenciation sont objectifs, mesurables et non discriminatoires (compétences, expérience, performance, responsabilités, contraintes horaires, rareté du profil, etc.).
2. Cadre juridique et aspects procéduraux à anticiper
Les modalités précises de la réglementation restent à définir, mais ses grands principes sont déjà connus. C’est donc le moment de revoir et clarifier la politique salariale, et de structurer certains processus avant que les demandes des travailleurs ne se multiplient.
Grilles et classifications
L’employeur doit construire ou mettre à jour ses classifications de fonctions. Il doit également associer à chaque fonction une fourchette de rémunération, accompagnée de critères clairs pour progresser dans cette fourchette.
Traçabilité et justification
L’employeur doit documenter les critères utilisés pour justifier les écarts entre personnes occupant des fonctions comparables. Il doit aussi vérifier que ces écarts reposent sur des éléments objectifs. Des justifications comme « il a mieux négocié » ou « elle n’a pas demandé » ne suffiront plus.
Les rémunérations ne devront pas être strictement identiques. Les employeurs conservent une marge de flexibilité, à condition d’expliquer les différences de manière cohérente et non discriminatoire. La directive admet en effet des écarts fondés sur des critères objectifs : expérience, niveau de maîtrise, compétence rare ou essentielle, qualité du travail, degré de responsabilité, pénibilité ou contraintes liées aux horaires.
Droit à l’information
Les travailleurs en poste pourront demander des informations agrégées ou des moyennes de rémunération pour des fonctions comparables. Les modalités exactes seront précisées par le législateur belge.
Du côté du recrutement, l’employeur devra informer les candidats, dès le début du processus, de la rémunération prévue ou d’une fourchette indicative basée sur des critères objectifs. Cette mesure permet au candidat d’évaluer immédiatement si la proposition correspond à ses attentes, sans se baser sur son historique salarial. Par ailleurs, l’employeur ne pourra plus demander au candidat de révéler son salaire précédent. La négociation gagne ainsi en équilibre et en transparence.
Charge de la preuve
En cas de contestation pour discrimination salariale, c’est l’employeur qui devra démontrer que les différences sont justifiées. Les risques financiers comme ; rappels de salaires, primes, avantages, dommages-intérêts, pourront être significatifs. La directive impose en effet une réparation intégrale du préjudice en cas de discrimination avérée.
3. Ce que cette transparence ne donnera pas aux travailleurs
Un point clé pour la communication en interne sera de clarifier les limites de la transparence, pour éviter les fantasmes du type : « je vais voir le salaire de tout le monde ».
Ne seront pas communiqués :
- Les fiches de paie individuelles.
- Le salaire exact et nominatif d’un collègue.
- L’identité des personnes les mieux payées.
- Les évaluations individuelles détaillées.
- Le contenu précis des négociations privées.
- Des comparaisons entre fonctions non comparables ou niveaux hiérarchiques différents. En revanche, les travailleurs auront accès à :
- Des moyennes ou fourchettes de rémunération pour des fonctions comparables.
- Les critères utilisés pour fixer les niveaux de rémunération et les promotions.
- Une vision plus claire des perspectives d’évolution.
Imaginons qu’un travailleur perçoive 3.200 € et qu’il découvre que la rémunération prévue pour sa fonction se situe entre 3.000 € et 4.300 €. Cette information lui donne un repère clair pour situer son salaire et mieux comprendre sa position au sein de la grille.
Il pourra alors engager une discussion sur sa rémunération afin de comprendre pourquoi il se trouve à un certain niveau plutôt qu’à un autre. Dans ce cadre, l’employeur devra être en mesure d’expliquer et de justifier les écarts sur la base de critères objectifs, tels que l’expérience, les compétences, les responsabilités, la performance ou encore l’évolution du poste.
Par ailleurs, si le travailleur constate qu’une fonction comparable est mieux rémunérée, cela peut aussi constituer un point de départ pertinent pour ouvrir un échange plus factuel et argumenté.
4. Gérer les attentes et structurer la communication interne
La mise en œuvre de cette directive ne se limite pas au juridique ou au payroll. C’est avant tout un sujet de communication sensible. Dès que les travailleurs seront informés, les questions, et parfois les revendications , arriveront.
Préparer un narratif clair
L’employeur doit expliquer l’objectif de la directive : équité, transparence et lutte contre les discriminations. Il ne doit pas promettre une égalité parfaite et immédiate. Il doit aussi poser les limites dès le départ : on parle de grilles, de moyennes et de critères, pas de publication des salaires individuels.
Former les directions
Les directions seront en première ligne face aux questions du type : « Pourquoi lui et pas moi ? ». Elles doivent maîtriser la grille salariale de leur équipe, les critères de différenciation, ce qu’elles peuvent dire et ce qui reste confidentiel, ainsi que la façon de mener une discussion sur la rémunération sans alimenter les tensions.
Encadrer les demandes individuelles
L’employeur doit définir un processus standard pour traiter les demandes d’explication ou de révision de salaire : qui demande, à qui, dans quel délai, sur quelle base. Il doit maintenir un langage factuel en rappelant la fonction, la classification et les critères utilisés. Il doit aussi recontextualiser : des écarts peuvent exister, mais ils doivent reposer sur des critères légitimes et cohérents avec la politique de l’entreprise.
Éviter l’effet déflagration
Mieux vaut communiquer de manière progressive et pédagogique plutôt que de diffuser toutes les informations d’un coup. L’employeur a intérêt à préparer une FAQ interne sur la transparence salariale et à anticiper les cas sensibles — écarts manifestement injustifiés — pour les traiter avant qu’ils ne soient exposés.
5. Transformer la contrainte en opportunité stratégique
Pour les PME, les ASBL et les coopératives, où la rémunération s’est souvent construite au cas par cas, la transparence salariale représente une mini-révolution. Mais c’est aussi une occasion concrète de professionnaliser la politique salariale et de renforcer la confiance en interne.
Les axes de travail utiles pour les RH :
- Passer d’une logique « réactive » (on ajuste quand quelqu’un se plaint) à une logique proactive et structurée (on définit une politique, on l’explique et on la tient).
- Identifier les écarts problématiques, notamment entre femmes et hommes, et planifier des corrections (progressives si nécessaire) plutôt que d’attendre un conflit ou une plainte.
- Utiliser cette démarche pour renforcer la marque employeur : transparence, équité, lisibilité du parcours et des perspectives salariales.
Nos conseils
La transparence salariale oblige les employeurs à rendre leurs pratiques cohérentes, traçables et défendables. L’improvisation n’est plus une option. Se préparer avec méthode permet d’éviter que le sujet ne devienne un facteur de tensions internes ou un risque juridique.
Voici les étapes à engager sans attendre :
- Faire un état des lieux : repérez les incohérences, les exceptions historiques et les écarts difficiles à justifier.
- Mettre de l’ordre dans les règles du jeu : définissez une structure claire — fonctions, niveaux, progression — et rendez-la compréhensible pour tous.
- Sécuriser les décisions salariales : chaque différence doit s’expliquer avec des éléments concrets, pas avec des habitudes ou des précédents flous.
- Préparer l’entreprise au dialogue : anticipez les questions, professionnalisez les échanges et évitez les réponses improvisées.
- Agir avant d’être contraint : corrigez progressivement ce qui doit l’être, plutôt que de subir une contestation ou une procédure.
La transparence salariale n’est pas qu’un projet RH. C’est un enjeu de gouvernance, de stabilité sociale et de crédibilité employeur.