Petit rappel avant de déposer vos formulaires au greffe

Toute association sans but lucratif est amenée, au fil de sa vie, à faire évoluer ses règles internes ou la composition de ses organes. Changement d’objet social, arrivée ou départ d’un administrateur, ou du DGJ, adaptation des statuts à une nouvelle réalité… Ces décisions, aussi banales qu’elles puissent paraître, obéissent à un cadre juridique précis qu’il convient de respecter scrupuleusement. Un formalisme mal maîtrisé peut en effet avoir des conséquences réelles sur la validité des actes posés.

Tout commence par l’assemblée générale

Aucune modification statutaire ou de l’OA ne peut intervenir sans le passage obligé par l’assemblée générale. C’est elle, et elle seule, qui détient le pouvoir de décision en la matière. Mais attention : toutes les décisions ne se prennent pas de la même façon.

La nature de l’acte à poser détermine les conditions de quorum et de majorité à respecter.

Les décisions plus courantes, à savoir la nomination ou révocation d’un administrateur, exclusion d’un membre, approbation des comptes,…relèvent quant à elles des statuts de l’association. En l’absence de disposition statutaire sur le sujet, la loi prévoit une règle supplétive : la moitié des membres présents ou représentés suffit pour atteindre le quorum, et la majorité absolue pour emporter la décision.

Une nuance importante mérite d’être soulignée : si le quorum de présence n’est pas atteint lors d’une première réunion, une seconde assemblée peut être convoquée sans condition de quorum, à condition qu’elle se tienne au minimum quinze jours après la première. Cette règle vaut pour les obligations imposées par les statuts ou par le Code des sociétés et des associations (CSA).

Quelle que soit la décision adoptée, elle doit impérativement être consignée dans un procès-verbal signé. Ce document constitue la preuve formelle de la délibération et sera exigé lors des étapes suivantes.

La publication au Moniteur belge : une obligation, pas une option

Une fois la décision actée, l’ASBL dispose d’un délai de trente jours pour déposer les modifications auprès du greffe du Tribunal de l’entreprise compétent. Ce dépôt conditionne l’opposabilité des décisions aux tiers : tant qu’elles ne sont pas publiées, elles existent en interne mais ne peuvent pas être invoquées à l’égard de l’extérieur.

Il faut ici comprendre la nature exacte du rôle du greffe : son contrôle est purement formel. Il vérifie que les bons formulaires ont été utilisés et correctement complétés, que le paiement est conforme, et que les informations destinées à la Banque-Carrefour des Entreprises sont exactes. Il ne se prononce pas sur la légalité des décisions prises. La conformité au CSA reste entièrement à la charge de l’ASBL elle-même. Ainsi, une erreur ou une omission ne sera donc pas détectée par le greffe.

Une particularité pratique mérite d’être signalée concernant les pièces d’identité : la copie recto-verso est exigée pour les administrateurs entrants. Certains greffes la réclament également pour les sortants, bien que cette pratique dépasse le cadre de la circulaire et ne repose sur aucune base légale. Lorsqu’un administrateur est injoignable ou non coopératif, une déclaration signée par un représentant habilité de l’organe d’administration suffit à pallier cette difficulté.

Ce qui doit figurer dans les formulaires

La procédure de dépôt repose sur deux formulaires distincts. Le premier (formulaire I ) qui est a destination du Moniteur belge, porte sur l’identification de l’association et le contenu des décisions à publier. En cas de modification statutaire, il reprend soir la version coordonnée et complète des nouveaux statuts soit la disposition qui à fait l’objet d’une modification. En cas de changement au sein de l’organe d’administration et/ou de la DGJ, il mentionne les actes de nomination, révocation ou démission, avec les données d’identification précises de chaque personne concernée.

Certaines décisions, en revanche, n’ont pas vocation à figurer dans ce formulaire : l’exclusion d’un membre, l’approbation des comptes ou du rapport d’activités restent des actes internes qui ne font pas l’objet d’une publication au Moniteur belge.

Le second formulaire (formulaire II) à destination de la BCE est uniquement requis lorsqu’il y a un changement dans la composition de l’organe d’administration, nomination, démission ou révocation d’un administrateur, d’un délégué à la gestion journalière ou d’un représentant permanent. En cas de simple renouvellement de mandat, aucune démarche n’est nécessaire.

Des obligations connexes à ne pas négliger

Depuis le 1er août 2023, les greffiers sont tenus de consulter le Registre central des interdictions de gérer (JustBan) avant d’enregistrer toute nomination. Certains greffes demandent en complément une déclaration sur l’honneur de la personne nommée, attestant qu’elle n’est frappée d’aucune interdiction professionnelle.

Enfin, toute modification touchant à l’OA et à la DGJ doit être mise à jour dans le registre UBO. Ce registre, qui recense les bénéficiaires effectifs des entités belges, doit rester à jour. Il s’agit la d’une obligation souvent oubliée dans le suivi post-assemblée générale, mais qui peut exposer l’ASBL à des problèmes en cas de manquement.

Besoin d’aide pour votre assemblée générale ?

Organiser une assemblée générale, modifier des statuts ou changer la composition d’un organe d’administration ou de la DGJ implique des formalités précises. Un oubli, un formulaire mal complété ou un dépôt hors délai peut avoir des conséquences réelles sur la validité des décisions prises.

Chez ProLégal, nous sommes à vos côtés à chaque étape :

• Vous conseiller sur l’organisation de votre assemblée générale, les quorums à respecter, les droits et obligations des administrateurs et la gestion des mandats
• Vous indiquer ce qu’il faut déposer au greffe, comment le faire et dans quel délai
• Effectuer les démarches à votre place : rédaction des documents & remplissage des formulaires, dépôt au greffe et publication au Moniteur belge é BCE
• Relire vos documents avant dépôt pour éviter toute erreur ou omission
• Répondre à toutes vos questions relatives à la vie juridique de votre ASBL

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