Quelles sont les premières obligations légales d’une ASBL en Belgique ?

Constituer une ASBL est relativement simple en Belgique. Cependant, une association doit respecter plusieurs obligations légales. En effet, ces premières obligations concernent notamment les modalités liées a la création de l’ASBL, la comptabilité sans oublier la souscription à l’une et/ou l’autre assurance obligatoires selon les activités de l’ASBL .

En effet, une ASBL reste une personne morale. Elle doit donc respecter un cadre juridique précis. Ce cadre est fixé par le Code des sociétés et des associations (CSA).

Dès lors, il est essentiel pour les administrateurs de connaître leurs obligations et in fine leurs responsabilités. Ainsi, cela permet d’éviter des erreurs et de créer l’asbl sur de bonnes bases Légales et saines.

Dans cet article, nous passons en revue les principales obligations légales des ASBL en Belgique.

Le respect des statuts de l’ASBL

Les statuts constituent le document fondateur de l’association. Ils définissent notamment :

• l’objet social
• le siège de l’association
• les règles de fonctionnement
• la composition des organes

En pratique, l’ASBL doit toujours agir conformément à ses statuts. Les administrateurs doivent donc vérifier que les activités de l’association correspondent bien à l’objet social.

Par ailleurs, certaines décisions importantes doivent respecter des procédures particulières prévues soit par le CSA soit par les statuts.

L’organisation d’une assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale est l’organe souverain de l’ASBL. Elle réunit les membres effectifs de l’association. Par ailleurs, il peut également exister d’autres catégories de membres, tels que les membres adhérents, mais leur présence n’est pas obligatoire.

Le Code des sociétés et des associations impose qu’une assemblée générale soit organisée au moins une fois par an, durant le premier semestre de l’année qui suit l’exercice écoulé.

l’AG ordinaire a pour mission principale :

• d’examiner approuver les comptes, le budget annuel et le rapport de gestion ou rapport d’activités ou le cas échéant le rapport des commissaires de l’association
• donner décharge aux administrateurs
• discuter des orientations de l’association
• le cas échéant, fixer la rémunération des administrateurs et commissaires

Par ailleurs, certaines décisions importantes doivent obligatoirement être prises par l’assemblée générale. C’est notamment le cas pour :

• nommer ou révoquer les administrateurs

La gestion par l’organe d’administration

L’organe d’administration assure la gestion de l’ASBL. Il prend les décisions nécessaires au fonctionnement de l’association.

En pratique, les administrateurs doivent agir avec prudence et diligence. Ils doivent également agir dans l’intérêt de l’association.

Cela étant dit, leur responsabilité peut être engagée en cas de faute de gestion.

Par conséquent, il est important de veiller à conserver une trace des décisions prises par l’organe d’administration dans un procès-verbal. Celui-ci doit également mentionner, le cas échéant, les contestations exprimées en cas de désaccord, ainsi que la non-participation d’un administrateur à la prise de décision lorsqu’il ne souhaite pas s’associer à une situation ou à une décision.

La tenue d’une comptabilité

Toute ASBL doit tenir une comptabilité. Toutefois, les obligations varient selon la taille de l’association.

La plupart des petites associations tiennent une comptabilité simplifiée. Celle-ci consiste généralement en :

• un livre des recettes
• un livre des dépenses
• un inventaire annuel

En revanche, les associations plus importantes doivent tenir une comptabilité en partie double

Dans tous les cas, les comptes doivent être approuvés chaque année par l’assemblée générale.

Forcément, lors de l’année de création de l’ASBL, aucune assemblée générale ne doit être organisée pour approuver les comptes, puisque cette approbation intervient l’année suivante.

Le dépôt des comptes annuels

Certaines ASBL doivent déposer leurs comptes annuels à la Banque nationale de Belgique. Cela étant dit, cette obligation concerne principalement les associations de plus grande taille. Quant aux petites ASBL, elles doivent déposer leurs comptes au greffe du Tribunal de l’entreprise de l’arrondissement judiciaire ou se situe le siège social de l’ASBL.

La mise à jour des informations officielles

Une ASBL doit également maintenir certaines informations à jour.

Cela concerne notamment :

• la composition de l’organe d’administration et de la délégation à la gestion journalière
• le siège de l’association
• les statuts

Lorsque ces informations changent, une publication doit être effectuée au Moniteur belge, à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ainsi qu’au registre UBO. Par ailleurs, ces informations sont accessibles au public et facilitent notamment certains contrôles réalisés par les banques, les pouvoirs subsidiants et dans le cadre d’autres formalités. Ainsi, en cas de manquement à cette obligation de mise à jour, vous pourriez rencontrer des difficultés ou faire l’objet de certaines complications administratives.

La conservation des documents de l’association

Une ASBL doit conserver plusieurs documents importants. Ces documents permettent notamment de garantir la transparence de l’association.

Il s’agit par exemple :

• des statuts
• du registre des membres
• des procès-verbaux des assemblées générales
• des décisions de l’organe d’administration

Ces documents doivent être conservés avec soin au siège social de l’ASBL

Les responsabilités des administrateurs

Les administrateurs jouent un rôle central dans la gestion de l’association.

Ils doivent notamment :

• respecter la loi
• respecter les statuts
• agir dans l’intérêt de l’ASBL

En cas de faute grave, leur responsabilité peut être engagée.

Dès lors, il est important de bien comprendre le cadre légal applicable aux associations.

afin d’en savoir davantage sur la responsabilité des administrateurs, nous vous renvoyons vers notre article  » La responsabilité civile des administrateurs d’ASBL : ce qu’il faut savoir »

Conclusion

Les ASBL bénéficient d’une grande liberté d’organisation. Cependant, elles doivent respecter plusieurs obligations légales.

Ces obligations concernent principalement :

• la gouvernance
• la comptabilité
• certaines formalités administratives

Une bonne gestion juridique permet d’éviter des difficultés et de sécuriser l’activité de l’association.